»Annahmen über Home-Office überdenken«


Das Home-Office ist ohne Zweifel eine der prägendsten Erscheinungen der Corona-Zeit. Die Krise um COVID-19 hat zu einer massiven Ausweitung von mobilem Arbeiten in vielen Unternehmen geführt. Es gibt viele Ratgeber über das Home-Office mit vielen guten Tipps, wie man die Produktivität aufrechterhält: gute Ausstattung und Technik, der dezidierte Arbeitsplatz, Umgang mit Ablenkungen etc. In diesem Beitrag gehen wir einen Schritt weiter und gehen darauf ein, dass es zum langfristigen Erfolg im Home-Office notwendig ist, unsere Annahmen in Bezug auf Home-Office zu hinterfragen.

Hybride Arbeitsgestaltung als Dauerzustand
Nach derzeitigem Stand scheint es, als würden wir noch eine Weile im Home-Office bleiben, und auch für die Zeit nach der Pandemie wird eine Mischung aus Büro und Home-Office prognostiziert – eine hybride Arbeitswelt. Jenseits von Technik und Raumausstattung geht es jetzt insbesondere darum, die Rahmenbedingungen dafür zu schaffen, dass Teams ganz unabhängig vom Standort gut miteinander kommunizieren und effektiv und mit Freunde ihre Aufgaben erledigen. Dafür lohnt es sich bereits gemachte Erfahrungen mit räumlich verteilten Teams zu aktivieren, die Wahrnehmung von Nähe im Team zu pflegen und Arbeitsprozesse neuzudenken. 

Erfahrungen mit räumlich verteilten Teams vergegenwärtigen
Viele Menschen im Home-Office vermissen den Kontakt zu ihren Kollegen. Vor der Pandemie haben laut einer Umfrage von indeed.com fast Zweidrittel der Beschäftigten in Deutschland entweder im Einzel- oder im 2er-Büro gesessen, nur 15% haben im Großraum gearbeitet.1 Das heißt, die Menschen haben ihre Kollegen nicht die ganze Zeit gesehen. Viele Teams waren ohnehin auf unterschiedlichen Stockwerken, Gebäuden oder Städten verteilt, oder Menschen haben aufgrund der Zunahme an Projektarbeit in unterschiedlichen Teams gewirkt. So betrachtet waren die meisten Teams ohnehin räumlich verteilt. Und auch wenn Teams zusammengesessen haben – Hand aufs Herz – haben wir immer unsere Kollegen aufgesucht oder haben wir ihnen auch mal eine Mail geschrieben? Die Erkenntnis, dass viele Sachen nie face-to-face abgestimmt wurden, kann dabei helfen, die vielen Home-Offices als weitere Standorte unter vielen anzusehen. Führungskräfte und ihre Mitarbeitenden können somit auf ihre bestehenden Erfahrungen in räumlich verteilten Teams zurückgreifen.

Aus den Augen, aus dem Sinn? Eigene Annahmen hinterfragen
In der Vergangenheit galt Home-Office vielen als zweite Wahl. Man dachte, die Zusammenarbeit über Distanz sei schwieriger: „aus den Augen, aus dem Sinn“ eben. Deshalb wurde Home-Office oft nur in Ausnahmesituationen gewährt, z.B. für Betreuungszwecke, aus gesundheitlichen Gründen oder wenn man in Ruhe arbeiten wollte. Dabei ist Distanz kein objektives Kriterium. Studien haben ergeben: Mit zunehmender Entfernung nehmen Effektivität und Effizienz von Teams nicht ab!2 
Annahmen leiten unsere Gedanken, Gefühle und Verhalten. Deshalb sollten Führungskräfte ihre Annahmen in Bezug auf Home-Office überprüfen: Wie war Ihr Umgang mit Home-Office-Wünschen in der Vergangenheit? Wie wichtig waren Ihnen Status-Symbole wie die Bürogröße, die im Home-Office nicht sichtbar sind? Wie wichtig war Ihnen das Gefühl, die Mitarbeitenden kontrollieren zu können? War es immer möglich, vom Home-Office aus Karriere zu machen oder musste man sichtbar sein? Anhand einer ehrlichen Überprüfung kann die aktuelle Teamsituation anders und ehrlich bewertet werden. Das ist wichtig, um auch langfristig das Potenzial aller Mitarbeitenden nutzen zu können.

Nah trotz Ferne durch qualitätsvolle Kommunikation und gemeinsame Identität
Das Konzept der „wahrgenommenen Nähe“ kann helfen, hinderliche Annahmen in Bezug auf das Home-Office zu überwinden.3  Unsere Wahrnehmung von Nähe entsteht durch qualitätsvolle Kommunikation und gemeinsame Identität. Die Qualität der Kommunikation ist entscheidend, denn dadurch kann eine Tiefe in der Interaktion erreicht werden. Wenn bislang Floskeln wie „Aus den Augen, aus dem Sinn!“ unsere Sicht prägten, können wir mit qualitätsvoller Kommunikation andere gezielt „in den Sinn” holen. Teams mit hohem Home-Office-Anteil sollten zur Steigerung der Wahrnehmung von Nähe vereinbaren, wie und wann sie miteinander kommunizieren (und wann nicht!). 

Im Home-Office kann Isolation schnell entstehen, vor allem wenn die Kommunikation zu gering ist. Vereinbaren Sie regelmäßige 1-to-1-Gespräche mit allen im Team. In hybriden Teams wird die Holschuld in der Kommunikation wichtiger. Hier spielt die Selbstführung eine wichtige Rolle. Investieren Sie in die psychologische Sicherheit der Teammitglieder, damit es immer in Ordnung ist, nachzufragen. Selbstausbeutung und Burn-Out sind Gefahren im Home-Office. Über die Ziehung von Grenzen („Jetzt bin ich nicht erreichbar!“, „Ich mache Mittag und bin für 30 Minuten offline!“) kann auch Resilienz gefördert werden. Machen Sie kurze Pausen zwischen Besprechungen, holen Sie frische Luft. Nutzen Sie die alte Pendelzeit, um rauszugehen und Ihre Gedanken zu sammeln.

Informelle Kontakte wurden in Bürozeiten ungeplant gepflegt: sie entstanden zufällig zwischen Aktivitäten, bspw. beim Kaffeeholen oder auf dem Weg zu Meetings. In hybriden Teams fehlen häufig diese „Zwischenräume“ und müssen jetzt für informelle Kontakte geplant werden: Machen Sie Videokonferenzräume 10 Minuten vorher auf und lassen Sie sie nachher offen, um „weiche Übergänge“ zu ermöglichen. Check-ins und Meetings ohne Agenda können auch helfen, um mehr Kontext reinzuholen und den Kontakt qualitätsvoll zu gestalten. 

Eine gemeinsame Identität reduziert Unsicherheit und hilft, positive Absichten zu unterstellen. Das geht über die gemeinsame Definition von Zielen und Aufgaben sowie über die gemeinsame Reflexion der Erfahrungen. Dabei ist wichtig, dass die Führungskraft die Home-Office-Erfahrung mit den Mitarbeitenden teilt, um einen kooperativen Führungsstil zu fördern. 

Auf Asynchronität setzen
Auch wenn es Sinn ergibt, einige Strukturen aus der Präsenzzeit im Büro zu übernehmen, wie bspw. regelmäßige Pausen, sollte der Versuch unterbleiben, alle Strukturen auf die hybride Arbeitswelt zu übertragen. So kann es vorteilhaft sein, die Arbeit asynchron und textbasiert zu gestalten, um den unterschiedlichen Rhythmen und Bedürfnissen im Team Rechnung zu tragen. Das erfordert klare Spielregeln, ermöglicht aber, synchrone Abstimmungen für offene Punkte und informelle Treffen zu reservieren und somit zu reduzieren, ohne auf Qualität zu verzichten.

Fazit 
Mit zunehmend guten Erfahrungen können hinderliche Annahmen zum Home-Office geändert werden und diese Arbeitsform als Bereicherung angesehen werden, die es Menschen ermöglicht, nach ihren eigenen Bedürfnissen gute Arbeit zu leisten. Somit stellen Sie die Weichen für eine gelungene Mischung aus Büro- und Home-Office in einer hybriden Arbeitswelt! 

 

1https://de.statista.com/infografik/8780/bueroarbeitsplaetze-in-deutschland.
2 Siebdraht, Hoegl, Ernst: How to Manage Virtual Teams? In MIT Sloan Management Review, 2009. 
3 Ruiller, C., Van Der Heijden, B., Chedotel, F. and Dumas, M. (2019), "“You have got a friend”: The value of perceived proximity for teleworking success in dispersed teams", Team Performance Management, Vol. 25 No. 1/2, pp. 2-29.

Autor

Dr. Joey Ovey

Dr. Joey Ovey, kennzeichnet eine jahrelange Erfahrung als Leiter einer Business Unit und der Führung von Teams. Anhand klassischer Beratungsprojekte entdeckte er seine Leidenschaft im Handwerk der systemischen Organisationsberatung und Coaching. Für ihn ist es selbstverständlich, dass Projekte nur mit den Menschen in Organisationen und Unternehmen gelingen können. 

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